Digitalisierung von Unternehmensprozessen in der Cloud mit Microsoft SharePoint und Teams

Ausgangssituation

Der Kunde nutzt bereits seit vielen Jahren Microsoft SharePoint. Folgende Prozesse wurden bereits digital abgebildet und werden sehr intensiv genutzt:

Produktentstehungsprozess
Prozess zur Genehmigung und Freigabe von Lieferanten
Vertragsmanagement

Neben der hohen Akzeptanz von SharePoint im Unternehmen und aufgrund der immer mehr werdenden Homeoffice-Arbeitsplätze möchte der Kunde SharePoint weiter nutzen, allerdings in die Office 365 Welt migrieren. Zugleich soll die vorhandene Digitalisierung einen deutlichen Schritt vorangetrieben werden. In einem ersten Modul werden zunächst ein Intranet-Portal sowie ein digitales Urlaubsmanagement die SharePoint Umgebung ergänzen. Anschließend soll ein Online-Portal für die Zusammenarbeit mit externen Personen realisiert werden.

Anforderungs- und Zieldefinition

Migration zu Office 365
Aufbau eines Intranets für den konzernweiten Einsatz
Entwicklung eines Corporate Designs
Aufbau einer modernen und ansprechenden Landingpage
Entwicklung eines Urlaubsmanagements mithilfe von Nintex Workflow und Forms
Aufbau eines Intranets zur Zusammenarbeit mit externen Personen

Umsetzung

Die Umsetzung aller Anforderungen wurden mit SharePoint Online im Microsoft Office 365 durchgeführt. Zur optimalen Kommunikation wurde Microsoft Teams ebenfalls in das Portal integriert. Das digitale Urlaubsmanagement nutzt Nintex Workflow zur Prozessabbildung und Nintex Forms zur Formulargestaltung, da die Standardfunktionalitäten für die Abbildung des komplexen Prozesses nicht ausreichend waren. Das Design wurde als Bestandteil der Office 365 Umgebung implementiert und so für das gesamte Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Zusammenfassung

Das neue Portal wird sowohl von den internen als auch externen Mitarbeitern gerne angenommen und stellt so eine deutliche Erleichterung in der Arbeitsweise dar. In der Kombination mit Microsoft Teams gestaltet sich die Kommunikation nicht nur direkter, sondern auch komfortabler und schneller. Die Ablösung der Papierform für die Urlaubsanträge bietet für alle Seiten viele Vorteile, sodass auch die Personalabteilung eine leichtere Übersicht erhält und zügiger über die Anträge entscheiden kann.