Digitalisierung von Unternehmensprozessen mit SharePoint

Ausgangssituation

Die Kundensituation vor Beginn der durchgeführten Digitalisierung war von diversen Papierformularen und langen Entscheidungswegen geprägt. Diese haben dem Mitarbeiter die Bearbeitung oftmals erschwert. Der hinterlegte Prozess war nicht nachvollziehbar und konnte dadurch nicht getrackt werden. Rückfragen zum aktuellen Stand konnten nur sehr spärlich beantwortet werden. Folgende Prozesse sollten im ersten Schritt in eine digitale SharePoint Lösung übertragen werden:

Versetzungsprozesse von Mitarbeitern (inkl. Versetzungsketten mit Anschluss an SAP)
Anforderungs- und Bestellprozesse
Aus- und Weiterbildungsmanagement

Anforderungs- und Zieldefinition

Für die Umsetzung wurden verschiedene Anforderungen und Ziele definiert:

Verkürzung der Prozesswege
Nachvollziehbare Schritte während des laufenden Prozesses
Automatische Benachrichtigungen (proaktiv vom System)
Vernetzung verschiedener IT-Systeme durch die Übergabe von Daten (z.B. abgeschlossener Antrag wird automatisch in das SAP-System geleitet)
Einsatz von dynamischen Formularen im Unternehmens-CI
Benutzerkontextabhängige Formularanzeigen und Ansichtssteuerung sowie E-Mail-Komponenten
Druckbare PDF-Dokumente nach Abschluss des Prozesses

Umsetzung

Die Umsetzung wurde auf einem SharePoint Server 2016 On-Premise durchgeführt. Zum Einsatz kamen verschiedene Komponenten wie z.B. SharePoint Standardfunktion, Nintex Workflow, Java-Script und eigens entwickelte Erfassungsformulare. In Verbindung mit den zur Verfügung gestellten Schnittstellen zu SAP wurden die Daten in Form eines BASE64 Strings mithilfe von REST übergeben. Diese Übergabe startet im weiteren Verlauf die Weiterverarbeitung innerhalb von SAP. Die SharePoint Lösung wurde intuitiv gestaltet, damit die Mitarbeiter ohne eine umfangreiche Schulung das System verwenden können.

Zusammenfassung

Die Umstrukturierung des Antragswesens von Papierform in eine digitale SharePoint Lösung hatte bereits in einem Zeitraum von ca. 3 Monaten die aufgewendeten Kosten amortisiert. Dies hat zur Folge, dass die Prozesse umfangreich durch die Belegschaft genutzt werden und weitere Umsetzungen in Planung sind. Die Verbindung mehrerer LOB System (z.B. SAP, SharePoint, SAP-IDM) bietet einen reibungslosen Datenstrom.